وقتی کسی از شغل من سوال می‌پرسد و با این جواب روبه‌رو می‌شود که کارشناس روابط عمومی هستم و در یک آژانس روابط عمومی کار می‌کنم، عموما رشته بلندی از سوالات مختلف شکل می‌گیرد. یکی از دلایلی که این بخش از وبسایت پرسش را دوست دارم همین مسئله است که برای من فرصت پاسخ دادن به سوالاتی را در مورد شغلم فراهم می‌کند که روزانه با آنها رو به رو می‌شوم.
«خدمات آژانس‌های روابط عمومی چیست؟» این یکی از پرتکرارترین سوالاتی است که از جانب عموم افراد و حتی صاحبان کسب‌وکارها مطرح می‌شود. برای پاسخ دادن به این سوال لازم است که در مورد خدمات آژانس روابط عمومی صحبت کنیم. این که یک آژانس روابط عمومی چه خدماتی را به مشتریان خود ارائه می‌دهد و هریک از این خدمات چطور انجام خواهند شد مسئله‌ای است که در این مطلب از وبلاگ پرسش در مورد آن صحبت می‌کنیم.
خدمات آژانس روابط عمومی
واقعیت این است که گستره خدماتی که آژانس‌های روابط عمومی در ایران ارائه می‌دهند بسیار وسیع و متنوع است و چارچوب مشخصی برای این خدمات وجود ندارد اما بعضی از این خدمات جزو پایه‌ترین کارهایی هستند که یک آژانس روابط عمومی برای مشتریان خود انجام می‌دهد. این چهار مورد اصلی‌ترین کارهایی هستند که حتی با وجود تحولات رسانه‌ای هم ثابت مانده‌اند و جایگاه خود را بین خدمات آژانس‌های روابط عمومی حفظ کرده‌اند:
۱- تولید محتوا
یکی از مهم‌ترین خدماتی که برندها از آژانس‌های روابط عمومی دریافت می‌کنند، خدمات مربوط به محتوا است. محتوا یکی از مهم‌ترین ابزارها برای هر برندی است. به قول معروف «محتوا پادشاه است» و اگر به درستی ساخته و به کار گرفته شود می‌تواند سرنوشت برند شما را در رسانه‌ها تعیین کند. یکی از پایه‌ای‌ترین محتواها در حوزه روابط عمومی، بیانیه مطبوعاتی یا PRL است. بیانیه مطبوعاتی یک خبر عمومی است که توسط تیم روابط عمومی برند تولید و در اختیار رسانه‌ها قرار می‌گیرد. رسانه‌ها، بسته به رویکرد خود، یا بیانیه را مستقیما منتشر می‌کنند و یا از اطلاعات درون بیانیه برای نوشتن خبری متناسب با استانداردهای خود استفاده می‌کنند. بیانیه مطبوعاتی پیرامون ویژگی‌ها یا اتفاقات مربوط به برند نوشته می‌شود و نوشتن آن اصولی دارد که متن را به نوعی تبدیل به یک متن تخصصی پی‌آر می‌کند. به طور مثال، در بیانیه‌های مطبوعاتی نباید اسمی از برندهای رقیب آورده شود. از انواع دیگر محتوای تخصصی روابط عمومی می‌توان به محتوای «صفحه سفید» یا White paper اشاره کرد.
۲- پایش رسانه
من همیشه معتقدم که روابط عمومی یک شغل بیست و چهار ساعته است. به عنوان مصداق بارز بیست و چهار ساعته بودن آن، می‌توان بخش پایش رسانه را مثال زد. پایش رسانه از اهمیت زیادی برای برندها و کسب‌وکارها برخوردار است و یکی از مهم‌ترین خدماتی است که آژانس‌های روابط عمومی ارائه می‌دهند. پایش رسانه بسیار شبیه به Social listening در حوزه مارکتینگ است با این تفاوت که در سطح رسانه‌ها اتفاق میفتد. در پایش رسانه همه اخبار مربوط به شما، رقبا و حوزه فعالیت‌تان بررسی و حاصل این بررسی را در قالب یک گزارش کامل ارائه می‌شود. پایش رسانه کمک می‌کند تا موضع اصحاب رسانه را نسبت به برند یا محصول و خدمات خود بدانید، از بحران‌ها پیشگیری کنید یا حداقل در زمان درست از بحران مطلع شوید تا بتوانید مدیریت بهتری داشته باشید. پایش رسانه ضمن مشخص کردن موقعیت رقبا در رسانه‌ها به شما دید واضحی نسبت به جایگاهتان می‌دهد و به این ترتیب استراتژی‌های مختلف در رابطه با برند را تعیین خواهد کرد.
پایش رسانه در آژانس ما توسط تیمی متشکل از نیروی انسانی و هوش مصنوعی انجام می‌شود. هوش مصنوعی به صورت بیست و چهار ساعته رسانه‌ها را رصد می‌کند و در نهایت هرجایی که نامی از برند شما یا رقبایتان برده شده باشد، آن را در اختیار نیروی انسانی می‌گذارد تا با استفاده از آنها، آماری دقیق و گزارشی بی‌نقص از فضای رسانه‌ای به دست مشتری برسانند.
۳- مدیریت رویداد رسانه‌ای
رویدادهای رسانه‌ای یکی از موقعیت‌های پیوند رسانه با برند هستند به همین دلیل از اهمیت زیادی برخوردارند. این رویدادها برای برند این امکان را فراهم می‌کنند تا به طور مستقیم با رسانه‌ها ارتباط برقرار کنند و برای رسانه‌ها هم این امکان فراهم می‌شود تا بدون واسطه و مستقیم سوالات خود را در مورد برند مطرح کنند. این رویدادها اندک اما تاثیرگذارند و جزئیات در برگزاری آنها بسیار مهم است. آژانس‌های روابط عمومی ضمن برگزاری رویداد، مدیریت برگزاری آن و دعوت مهمان‌ها خدمات ویژه‌ای را هم به صاحبان کسب‌وکار ارائه می‌دهد. نوشتن متن سخنرانی‌ها، هماهنگی نشست‌های گفتگو و جلسات حضور در رسانه یا Media Training از اصلی‌ترین خدمات این حوزه است. مدیا ترینینگ جلسه‌ای است که طی آن نماینده برند که در رویداد روبه‌روی خبرنگاران قرار می‌گیرد، نحوه پوشش، صحبت کردن، جمله‌بندی و سوالات احتمالی را زیر نظر یک کارشناس روابط عمومی تمرین می‌کند و از حقوق برند نسبت به رسانه و رسانه نسبت به برند آگاه می‌شود. چنین کاری کمک می‌کند تا حواشی رسانه‌ای پیرامون برند و رویدادها شکل نگیرد و همه چیز در مطلوب‌ترین حالت ممکن پیش برود.
۴- مدیریت بحران رسانه‌ای
فرقی ندارد که در چه حوزه‌ای کار کنید به هرحال دردسر همیشه در کمین شما خواهد بود! روابط عمومی هم از این قاعده مستثنی نیست. گاهی اوقات برند دچار بحرانی در حوزه رسانه می‌شود، بحرانی که چهره برند را به راحتی خدشه‌دار می‌کند. اینجا است که کار تیم روابط عمومی برای مدیریت بحران رسانه‌ای شروع می‌شود. تیم روابط عمومی وظیفه دارد تا با اقدامی درست و متناسب با موقعیت بحران، چهره برند را بازیابی کند و وضعیت برند را در رسانه‌ها به موقعیت پیش از بحران برگرداند.
ما در آژانس روابط عمومی پرسش خدمات بیشتری هم به مشتریانمان ارائه می‌دهیم که شرح کامل آنها در قسمت خدمات نوشته شده است و به مرور توضیحات و گزارش‌های بیشتری از آنها ارائه خواهیم داد.
اگر شما هم سوالی درباره نحوه کار آژانس‌های روابط عمومی دارید، در قسمت نظرات همین پست با ما مطرح کنید.
