یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای اینکه سازمان شما در معرض بازخورد افکار عمومی قرار گیرد، برگزاری یک رویداد رسانهای است. چه قصد رونمایی از یک محصول یا خدمات و یا اشتیاق به برگزاری یک کنفرانس مطبوعاتی برای اعلام خبری مهم داشته باشید، مراحل خاصی وجود دارد که باید برای مدیریت رویداد رسانهای موفق دنبال کنید.
مراحل هماهنگی مدیریت رویداد
رویدادهای رسانهای یکی از موقعیت‌های مهم پیوند رسانه با برند هستند و به همین دلیل از اهمیت زیادی برخوردارند. این رویدادها برای برند این امکان را فراهم می‌کنند تا به طور مستقیم با رسانه‌ها ارتباط برقرار کنند و در مقابل برای رسانه‌ها هم این فرصت فراهم می‌شود تا بدون واسطه و مستقیم سوالات خود را در مورد برند مطرح کنند. تعداد این رویدادها کم، ولی تاثیرگذاری در آن‌ها بالاست، به همین خاطر جزئیات در برگزاری آن‌ها بسیار مهم است.
یک آژانس روابط عمومی ضمن طراحی شیوه برگزاری، وظیفه مدیریت رویداد، دعوت مهمان‌ها و ارائه خدمات متناسب را برای صاحبان کسب‌وکارها برعهده دارد. نوشتن متن سخنرانی‌ها، هماهنگی نشست‌های گفت‌وگو و جلسات مدیا ترینینگ (Media Training) از اصلی‌ترین خدمات این حوزه است. مدیا ترینینگ یا آموزش سخنگوی برند برای مواجهه با رسانه به عنوان عنصر مهم یک رویداد، جلسه‌ای است که طی آن نماینده‌های برند که در رویداد روبه‌روی خبرنگاران قرار می‌گیرند، نحوه پوشش، صحبت کردن، جمله‌بندی و سوالات احتمالی را زیر نظر یک کارشناس روابط عمومی تمرین می‌کنند و از حقوق برند نسبت به رسانه و رسانه نسبت به برند آگاه می‌شوند. چنین کاری کمک می‌کند تا حواشی رسانهای، پیرامون برند و رویدادها شکل نگیرد و همه چیز در مطلوب‌ترین حالت ممکن پیش برود.
برای مدیریت رویداد رسانهای، رعایت موارد زیر ضروری است:
- خلق یک پیام جذاب
- مشخص‌کردن اهداف رویداد
- انتخاب مکان برگزاری برنامه
- انتخاب تم و هویت بصری
- آماده‌سازی مکان اجرا با رویکرد رسانهای
- تعیین دقیق جزئیات مدیریت رویداد
- آماده‌سازی بسته رسانه موسوم به مدیا کیت (شامل ضمایم محتوایی، جزئیات برنامه، هدایای یادگاری و…)
- انتشار بیانیه مطبوعاتی (Press Release) بعد از برگزاری رویداد
شما با آگاهی از محتوای یک رویداد رسانهای و شناخت کامل اجزای آن، قادر خواهید بود با استفاده از ظرفیت بزرگ این بستر، مسیرهای تازه‌ای را برای سازمان یا برند خود ایجاد کنید. مدیریت رویداد رسانهای، علاوه بر نیاز به آگاهی از مختصات برگزاری یک آیین جمعی، مستلزم آگاهی از مبانی روابط عمومی به عنوان هسته اصلی یک رخداد ارتباطی است.
فازبندی مدیریت رویداد رسانهای
۱- پیش از رویداد
تمام کارهای پیش از برگزاری رویداد نظیر تعیین رویکرد و جهت‌گیری محتوایی، قطعی کردن مکان و زمان برگزاری رویداد، تعیین لیست مهمانان و ارسال کارت دعوت و آماده‌سازی اطلاعات خبری پیش از انجام برنامه، در این بخش قرار می‌گیرند.
۲- حین برگزاری رویداد
مدیریت برگزاری رویداد نظیر پذیرش مهمانان، پذیرایی، اهدای بسته رسانهای و هدیه احتمالی، در دسته کارهایی قرار می‌گیرند که در روز و شب برگزاری رویداد، مورد توجه خواهند بود. همین‌طور در روز برگزاری رویداد، تیم اجرایی باید از پیش‌برد صحیح و بدون مشکل رویداد اطمینان حاصل کنند.
۳- پس از برگزاری رویداد
پس از برگزاری رویداد، شما با آماده‌سازی گزارش خبری و بیانیه مطبوعاتی و ارسال آن به رسانه‌ها، نقطه پایانی بر داستان برگزاری این رویداد رسانهای می‌گذارید. تدوین و آماده‌سازی گزارش رویداد و ارسال برای برند و مانیتورینگ چگونگی پوشش برنامه در فضاهای رسانهای از دیگر اقدامات پس از برگزاری به شمار می‌رود. ارسال پیام قدردانی از حاضرین و ارسال عکس‌های رویداد برای آن‌ها می‌تواند یک قدم ویژه برای افزایش ماندگاری تاثیر رویداد باشد.
گام‌های اجرایی مدیریت رویداد رسانهای
- تدوین استراتژی رویداد
- طراحی و برنامه‌ریزی اجرایی
- مدیریت پروژه
- هماهنگی
- اجرای برنامه
- آماده‌سازی بازخورد و انتشار گزارش رویداد
نکات کاربردی برای مدیریت بهتر یک رویداد رسانهای
با توجه به نکات زیر، شما می‌توانید علاوه بر بهره‌گیری از یک رویداد رسانهای، آورده‌های بیشتری از آن را برای افزایش اعتبار برند سازمان خود، پیش‌بینی کنید:
– یک نقطه عطف رسانهای داشته باشید (یک ارزش خبری متمایز خلق کنید)
اخبار یا محصول شرکت شما چگونه صنعت و اکوسیستم کسب‌وکارتان را متحول می‌کند؟ چه ارزشی در این رویداد می‌توانید خارج از آنچه رسانه‌ها می‌توانند از بیانیه مطبوعاتی شما استخراج کنند، خلق شود؟ آیا صدای اخبار شما می‌تواند فراتر از اتاق کنفرانس و سالن برگزاری رویداد، در دیگر مکان‌ها هم شنیده شود؟ شما باید بتوانید مخاطب را قانع کنید که در رویداد شما، یک اتفاق تازه رخ می‌دهد. این ویژگی می‌تواند در نحوه تدوین و طراحی محتوا و فرم اجرای برنامه ظاهر شود. شما به اخبار مستدل، مرتبط و به موقع نیاز دارید. جایی که یک قلاب خبری وجود دارد، یعنی یک داستان تازه در حال روایت است.
– افراد مناسب را به رویداد دعوت کنید
فعالین رسانهای و روزنامه‌نگارانی را انتخاب کنید که به شکل هدفمند، با مخاطبین هدف شما در ارتباط هستند و یا قبلا در مورد برند شما نوشته‌اند. این وظیفه مهم بر عهده بخش ارتباط با رسانه واحد روابط عمومی است. مهمانان اگر بتوانند دنباله‌ای خوب از یک داستان قبلی ببینند یا اگر بتوانند از رویداد شما برای تولید محتوای مکمل برند شخصی‌شان استفاده کنند، با اشتیاق دعوت شما را می‌پذیرند. دعوت‌نامه ارسالی برای آن‌ها را در زمان مناسب (نه خیلی دور که فراموش کنند و نه آنقدر نزدیک به رویداد که نتوانند در برنامه خود قرار دهند) ارسال کنید و در آن جزئیات کلی برنامه را به مدعوین اطلاع دهید و انتظارات آنان را از این رویداد جویا شوید. حتما در متن دعوت، راه ارتباطی و شماره تماسی را برای موارد اضطراری (نظیر گم کردن مکان برگزاری رویداد، غیبت در مراسم، اشتیاق به دریافت بسته‌های رسانهای و…) ذکر کنید.
– یک برنامه اجرایی با تمرکز بر جزئیات آماده کنید
برنامه‌ریزی تاریخ و مکان ممکن است آسان‌تر از بسیاری از مؤلفه‌های دیگری که در برنامه‌ریزی رویداد قرار می‌گیرند به نظر برسد، اما موارد زیاد دیگری برای مدیریت رویداد رسانهای وجود دارد که باید در نظر گرفت. تاریخ‌هایی را برای برگزاری رویداد انتخاب کنید که با رویدادهای بزرگ دیگری که مورد توجه رسانه‌های مورد نظر شما هستند، تقارن نداشته باشد. مطمئن شوید مکانی که انتخاب می‌کنید دسترسی به آن آسان است و در صورت امکان، فضای پارکینگ برای مهمانان پیش‌بینی شده است. علاوه بر میز پذیرش، مکانی برای عکاسی هم در نظر بگیرید. از فراهم آوردن اینترنت پرسرعت برای انتشار آنی اخبار رسانه‌ها غافل نشوید.
– برنامه زمانی برای انجام مراحل کار تدوین کنید
برای موفقیت در مدیریت رویداد رسانهای، در مورد اهداف خود واقع بین باشید و از قبل آماده شوید. فهرست کارهای الزامی شامل دعوت‌نامه‌ها، بیانیه‌ها و مطالب مطبوعاتی را آماده و ترتیب سخنگویان و وقایع رویداد را مشخص کنید. بیانیه‌های مطبوعاتی باید دو تا سه هفته زودتر نهایی شوند تا محتوا و نقل قول‌ها توسط طرفین ویرایش و تایید شود. هرچه موارد بیشتری در لیست شما بررسی شود زمان بیشتری برای روابط رسانهای خواهید داشت تا خبرنگاران را به حضور در رویداد علاقه‌مند کنید.
– نتایج رویداد را در زمان مناسب منتشر کنید
بیانیه مطبوعاتی، گزارش رویداد و دیگر اجزای خبری مرتبط با برنامه را در زمان مناسب، به رسانه‌ها مخابره کنید. اگر ارسال داده‌های خبری رویداد را به تعویق بیندازید، ممکن است دستاوردهای احتمالی آن را از دست دهید.
توجه به ویژگی‌های تخصصی و رعایت نکات ارتباطی در تعامل با مخاطبین، به شما کمک می‌کند تا یک رویداد رسانهای جذاب، تاثیرگذار و کارا برگزار کنید. با تدوین شاخص‌های عملکرد کلیدی برای مدیریت رویداد رسانهای، شما می‌توانید در هر تجربه، کاستی‌های خود را شناخته و درصدد ارتقای نقاط قوت خود قدم بردارید.
